(044) 221 25 78 Корзина

Создание, редактирование, форматирование и печать текстовых документов

06.02.2012

Для офисного работника неотемлемой частью работы является работа в текстовых редакторах. Поэтому присутствует необходимость уметь создавать и редактировать текстовые документы, а печать текстовых документов Вы можете доверить нам.

Тема:

Создание, редактирование, форматирование и печать текстовых документов.     

Цель:

Научиться и уметь подготовить программу-редактор Word для работы и создавать простой текстовый документ. Научиться создавать, редактировать и выполнять печать текстовых документов. 

План


1. Знакомство с окном программы и основным меню.
2. Настройка редактора. Диалоговые окна.
3. Ввод.
5. Сохранение документа на диске.
6. Исправление ошибок и выход из редактора.
7. Форматирование обложки лабораторной работы.
8. Создание делового письма с помощью мастера писем.

Теоретические сведения

Текстовый редактор Word можно запустить несколькими способами: с помощью ярлыка программы или документа, офисной панели, пункта Программы главного меню.
Рассмотрите основное меню программы Командами Файл Открыть открывают существующий документ, а Файл Новый - создают новый. Откроется окно текстового редактора, содержащее окно документа с названием, например документ.

Окно программы состоит из:

• строки, в котором есть названия программы и документа и кнопки управления окном программы;
• строки основного меню с кнопками управления окном документа;
• панели инструментов и линейки, если они включены;
• рабочего поля документа с полосами прокрутки и кнопками задания вида документа (в левом нижнем углу);
• строки статуса, содержит некоторые сведения о текущей странице документа.
Настройки редактора. Наличие в рабочем поле и подобного (текстового) курсора позволяет вводить текст. Однако часто перед первым сеансом пользователь готовит среду для работы. С помощью команд основного меню или кнопок панелей инструментов.
Он может задать нужные параметры (режимы) функционирования программы.Чаще выполняют следующие подготовительные действия:
• включают панели инструментов и линейку (ВИД)
• задают параметры страницы: ее размер и поля (Файл Параметры страницы);
• выбирают вид документа (Вид)
• задают размер абзацного отступа;
• задают название шрифта, размер шрифта, способ выравнивания текста и т.д.;
• включают ли отключают средства автоматического проверки правописания;
• присваивают пароли документа, если нужно защитить.
Этот текстовый документ содержит текст, таблицу и диаграмму.
Прежде всего стоит включить линейку, а также включить нужные и отключить лишние панели инструментов. Включить или выключить панели инструментов с помощью команды Панели инструментов из пункта основного меню ВИД. Чаще всего пользуются такими панелями: Стандартная, Форматирование, Рисование. Подсвечена (нажмет на) кнопка на панели или в меню соответствует включенном режиме, а серая (не на тисненая) - выключенном.
Есть несколько способов отображения документа на экране обычный, электронный, размеченный, структурированный, главный документ. Для ввода задают обычный.
Удобным для просмотра документа является электронный вид - документ увидите таким, каким он будет на Web-странице. Для просмотра заголовков большого документа (отчет, книга и т.д.) предназначены режимы Структура и Главный документ.
Линейку включают (команда Линейка), чтобы проследить за горизонтальными и вертикальными размерами рабочего поля страницы, задать отступ текста от левого края поля (нижний левый треугольник), отступление от правого края (правый нижний треугольник), абзацный отступ в первой строке (верхний треугольник) , позиции и виды табуляции (к левому краю, по правому краю, к центру, относительно десятичной точки) и другие. Отступы в текущем абзаце или выбранном тексте регулируют, перетягивая на линейке треугольники и символы табуляции мышью. Другие параметры функционирования ¬ рования программы задают на закладках диалогового окна команды Параметры, есть. В пункте Сервис.
Элементами диалогового окна есть закладки, текстовые поля, кнопки, поля-списки, поля-счетчики, выключатели, радио кнопки и т.п.. Рассмотрим правила работы пользователя с диалоговыми окнами (они для Windows-программ одинаковы).
Чтобы развернуть закладку на ее названии следует щелкнуть мышью. Не нажимайте внизу кнопку ОК (готовы), пока не просмотрите все необходимые закладки, потому заблаговременно закроете окно.
В поле вводится текст. Для этого надо щелкнуть на нем, чтобы появился подобный курсор.
Если справа от поля список есть кнопка Щ, то щелкнув на ней, получим список имен или действий, из которого можно выбрать нужную. Если в поле счетчика является число, а рядом две кнопки-толкачи Щ, то щелкая над ними, можно увеличить или уменьшить значение этого числа.
Параметр (режим) может быть либо задан (включен) или не задан (выключен).Параметры сгруппированы в закладках по назначению и бывают независимые и зависимые.
Для включения или выключения параметра следует щелкнуть в поле его выключателя (прямоугольник П, это независимый параметр) или радио кнопки (кружочек, зависимый параметр).
Независимые параметры с некоторой группы могут быть заданы одновременно. Включен режим будет обозначен птичкой в ​​прямоугольнике. Среди зависимых режимов включенным может быть только один. Он изображается черным кружочком в круге.
Если некоторые параметры и режимы надо задать не только для текущего, но и для документов, которые будут создаваться в будущем, то нужно нажать на кнопку По умолчанию (если есть такая кнопка).
Отказаться от только сделанных изменений в диалоговом окне можно нажав на кнопку ОТМЕНИТЬ.
Задав или проверив значения параметров, закройте окно. Лишь после закрытия диалогового окна можно продолжить работу.
Включив панели и линейку (если они были выключены), задав и проверив значения параметров, можно вводить текст. Напомним основные правила ввода текстов, которые были описаны в первой практической работе:
не нажимайте клавишу ввода для перехода на новую строку.
Не нажимайте клавишу пробел для создания абзацных отступов и центрирования текста;
Не нажимайте клавишу Backspace, чтобы переместить курсор к позиции с ошибкой;
• чтобы получить большую букву, нажмите клавишу Shift;
• следите, чтобы не было на тисненая клавиша Caps Lock, иначе все буквы будут большими;
Помните, что следующий абзац (после нажатия на клавишу ввода) наследует вид (иначе говорят: стиль) предыдущего.

Рассмотрим важнейшие действия, которые можно выполнить над текстовым документом. С помощью команд из пункта Файл или кнопок стандартной панели инструментов, которые дублируют, можно:
• создать новый (Создать новый, Ctrl + N),
• открыть старый (Открыть Ctrl + O),
• сохранить на диске (Сохранить),
• сохранить с новым названием (Сохранить как ...),
• закрыть (Закрыть)
• печатать (Печать, Ctrl + P),
• задать параметры страницы (Параметры страницы) и т.д..

Чтобы напечатать документ, нужно выполнить команду Печать из меню Файл или нажать комбинацию Ctrl + P или кнопку с изображением принтера на стандартной панели. В диалоговом окне Печать следует задать тип принтера, объем материала: одна страница, все страницы, страницы с заданными номерами, только выделенный фрагмент, количество копий, качество печати, дополнительные параметры в случае необходимости.
Закончить работу с редактором можно либо средствами меню Файл Выйти или закрыв все окна (Alt + F4). Во время хранения файла следите, чтобы файл был сохранен не в любой папке, а в папке, предназначенной для данного документа. Для этого во время выполнения команды Сохранить КАК ... нужно открыть список Папка и выбрать в нем нужную папку на заданном диске.

Ход работы

1. Запустите текстовый редактор и рассмотрите его меню.

Запуск рекомендуется выполнить с помощью ярлыка программы с буквой W или офисной панели. Перепишите в отчет по четыре команды из меню Файл, Редактировать и Вид.

2. Включите панели инструментов

Стандартная и Форматирование и линейку.Задайте вид документа Разметка страницы. Если уже все задано, то перейдите к пункту 3.
ВИД Панели инструментов. Нажмите кнопку с названием нужной панели. Вид Линейка. Вид Ф Разметка страницы.

3. Задайте параметры страницы.

Файл Параметры страницы. На первой закладке Поля задайте все четыре поля страницы по 3 см. Разверните вторую закладку Размеры бумаги, щелкнув на названии, и убедитесь, что формат страницы есть А4, а ориентация Книжная (вертикальная). Закройте диалоговое окно Параметры страницы, нажав ОК.

4 Измените шрифт и его размер (например, задайте Times New Roman Cur, 14).

Воспользуйтесь соответствующими кнопками на панели инструментов.

5. Убедитесь, что вид шрифта нормальный, и задайте способ выравнивания текста - с обеих сторон.

Кнопки жирный (Ж), курсив (К), подчеркнутый (Ч) шрифт не на тисненые.

6. Проверить, заданы сантиметра как единицы измерения на линейке.

Сервис Ф Параметры. На закладке задайте единицы измерения -
сантиметра. Перейдите на закладку Правописание.

7. Проверьте настройки параметров: Автоматически проверять орфографию и Предлагать автоматически правильное слово?

На закладке Правописание задайте эти (первый и третий) режим. Перейдите на закладку Вид.

8. Задайте режим показывать границы области текста.

9. Выберите язык для проверки орфографии - украинский или русский.

Сервис - Язык выберите язык в списке - украинский - ОК.

10. Установите режим автоматического переноса слов.

Сервис Речь о Расположение переносов Автоматическая расположение переносов ОК.

11. Задайте отступ первой строки абзаца 1 см.

Передвиньте верхний треугольник на линейке справа на 1 см.

12. Дайте название данному документу - ваша фамилия.

Файл.сохранить как ... Щелкните в окне Имя файла введите текст: Фамилия!(Свою фамилию). В поле Папка найдите и выберите личную папку. Если надо, личную папку можно тут же создать с помощью третьей кнопки панели инструментов Закройте окно, нажав на кнопку Сохранить. В какой папке сохраняются документ? Каково его имя?

13. Введите текст - предисловие к данной книге.

Где найти на клавиатуре некоторые символы? Запятая и точка есть на клавиши с символом?, Буква есть - на клавиши "(э), и - на], и - s, апостроф - это комбинация Alt +0146, тире - Ctrl + правый минус. Текст вводите до 20 минут. Отцентрируйте заголовок. Выровняйте абзацы в обоих краев. Сколько введено абзацев?

14. Включите режим отображения непечатаемых символов.

Для этого нажмите на кнопку] \. Пробелы между словами будут обозначены точками. Устраните лишние пробелы в набранном тексте. Выключите режим отображения непечатаемых символов.

15. Сколько абзацев, слов и символов является в набранном тексте? 

16. Сохраните текст на диске. Файл в Сохранить.

17. Проверьте правописание и исправьте ошибки.

Для этого нажимаем на кнопку АБВ на стандартной панели. Слово с ошибкой будет подчеркнуто волнистой линией. Программа предложит пути исправления ошибки. Если в вашей системе нет файла-словаря для выбранного языка, то проверять правописание можно только английского текста. Поэтому введите дополнительно одно предложение с ошибками, например: То be or not to be, that is a question - и проверьте правописание. Программа обнаружит ошибки и предложит правильные варианты слов.

18. Задайте время авто хранение документа - 8 минут.

Сервис Параметры ... Введите число 8 в поле на закладке Сохранение и выполните пункт.

19. Задайте два пароля: для открытия документа и (такой же) для разрешения записывать изменения в файл.

Пароль для всех такой 12345. На закладке Сохранение введите пароли в соответствующие текстовые поля (пароли вы увидите на экране во время ввода освещаться звездочки).Запишите пароли в отчет Нажмите ОК. Программа потребует подтверждения паролей - подтвердит пароли, повторно их введя. Закройте окно Параметры, нажал ¬ нувшы на ОК.

20. Сохраните текст и закройте Word.

21. Запустите Word и откройте созданный документ.

Файл Открыть (или Пуск Документы Выберите название своего файла) Введите пароли, чтобы открыть документ.

22. Первые три абзаца залейте цветным фоном на свой вкус.

Чтобы абзац был на другом фоне (фоне), например в газете или журнале, нужно его выделить и применить команду Границы и заливка (закладка Заливка) из пункта Формат или нажать на кнопку Заливка на панели инструментов и выбрать нужный цвет фона.

23. Создайте буквицы в первом и втором абзацах.

Установите курсор в первом абзаце и выполните команду Буквица из меню. Формат. В диалоговом окне задайте: расположение буквицы - в тексте, высота буквицы - 3 строки.

24. Ликвидируют защиту паролями и сохраните текстовый документ с предварительным названием.

Сервис Параметры. Закладка Хранение Удалите пароли клавишей Del в текстовых полях ОК. Сохраните файл.

25. Закройте окна. Завершите работу. Сдайте отчеты.

Теоретические сведения:

Сформировать текст значит дать ему такой вид, который нужен пользователю или имеющий некоторое образец. Форматирование производится с помощью кнопок панели форматирования или команд из пункта главного меню Формат.Они позволяют задать следующее:
• стиль документа Обычный или другой;
• название шрифта;
• размер символов в пунктах (28 пунктов = 1 см);
• вид шрифта:
толстый (кнопка Ж),
курсив (К),
подчеркнутый (Ч);
• выравнивание строк абзаца:
к левому краю,
до центра,
к правому краю,
двустороннее;
• нумерованный список;
• маркированный (обозначен) список;
• смещение фрагмента слева;
• смещение фрагмента справа;
• фрагмент в рамке полностью или частично т.п.;
• заливку цветом выбранного фрагмента;
• цвет букв в выбранном фрагмента текста.

Для форматирования текста его надо сначала выделить (говорят также: выбрать, выделить). Этот текст будет выделен инверсным цветом. Текст выделяют так: щелкают в начале фрагмента и перетаскивают мышью курсор над текстом или (без мыши) перемещают курсор клавишами-стрелками, удерживая клавишу Shift.


Среди описанных действий зачастую выполняют действия заданный названия, размера и вида (начертание) шрифта. Есть несколько десятков шрифтов: Ariel, Kudriashov, Pragmatics, Schoolbook (им написана данная книга), System, Times New Roman (не кирилизований), Times New Roman Cur (кирилизований). Если шрифт некирилизований, то вместо украинских (русских) букв пользователь увидит непонятные символы. Чтобы увидеть текст, выделим его и примените кирилизований шрифт. Если перед названием шрифта есть символы ТТ, это так называемый True Type Font - размеры такого шрифта могут быть любые. Размер шрифта выбирают в соответствующем числовом поле-список или вводят в нем нужное число с клавиатуры.


Рассмотрим быстрые способы выделения элементов текста:


• чтобы выделить слово, надо щелкнуть на нем дважды;
• чтобы выделить строку, нужно щелкнуть в поле слева от строки;
• чтобы выделить абзац, нужно щелкнуть три раза;
• чтобы выделить весь текст (все абзацы), нужно выполнить команду Выбрать все из пункта Редактировать или нажать комбинацию клавиш Ctrl + A.
До отдельного фрагмента можно применить дополнительные эффекты преобразования шрифтов (Формат Шрифты), в частности, создание верхних или нижних индексов, зачеркиваний и подчеркиваний, контуров и теней, интервалов и т.д., а также эффекты анимации: фейерверк, неоновая реклама, муравьи, мерцания и др..
Деловая переписка - это неотъемлемый элемент в работе многих людей.Деловое письмо или письмо к друзьям или родственникам можно написать с помощью Word. Автоматизировать процесс создания делового письма позволяет средство Мастер листов, с которым ознакомитесь во время работы.

26. Запустите программу-редактор и подготовьте документ к вводу текста.

Пароли не задавайте. Проверьте и задайте в случае необходимости основные параметры и режимы, а другие можно изменить позже.

27. Введите первый текст - титульную страницу отчета в практической работе.Введите текст, не фор матирующие его.

28. Сформируйте текст, меняя размеры и вид шрифта, цвета и т.п., так чтобы текст занял целую страницу и выглядел (клавишей пробел пользоваться нельзя):
Проверьте оптимально расположен текст на листе.
Используйте кнопку Просмотр Закрыть. Вставить
пустые строки можно клавишей Enter, а убрать лишние - клавишей Delete или Back space.

29. Задайте различные преобразования шрифтов и эффекты анимации над отдельными фрагментами.

Формат Шрифт Закладки Шрифт, Анимация ОК. Примените к абзацев разные цвета букв и фона и эффекты.

30. Поэкспериментируйте с командой Символы, не печатаются.

Нажмите на кнопку, на которой изображен символ |. Рассмотрите свою титульную страницу. Пропуски будут обозначены точками, а в конце абзацев символом Ц. Эти символы на бумагу выводиться не будут. Теперь можно проанализировать качество выполненного форматирования и внести необходимые коррективы. Чтобы убрать эти символы с экрана, нажмите кнопку Ц.

31. Сохраните текстовый документ в личной папке с новым названием - Имя2.

32. Создайте новый документ (тип обычный), содержащий деловое письмо.

33. Сохраните письмо в личной папке с новым названием - Фамилия.

34. Создайте новый документ с письмом к другу.

В тексте письма должна быть фраза "Ты знаешь, что ..." и три абзаца с ответами на три контрольные вопросы.

35. Исправьте грамматические ошибки в письме. Сформируйте текст.

36. Используйте до трех абзацев текста преобразования Нумерованный список.

37. Превратите нумерованный список в маркированный.

Выберите список и нажмите кнопку Маркированный СПИСОК.

38. Сохраните отредактированный текст в файле Фамилия По. Ьос.

39. Создайте деловое письмо с помощью мастера писем.

Файл Создать Новый Перейдите на закладку Письма и факсы. Дважды щелкните на пиктограмме Мастер ЛИСТИВ.WJZ. В меню помощника нажмите первую кнопку Создать (Send) ОДИН ЛИСТ. Выполните четыре шага (действия):
1. На закладке Формат листа щелкните поле Дата и выберите один из шаблонов даты; в списке шаблонов писем выберите, например, Современный письмо, выберите некоторое стиль письма, например, Обычный или Строгий.Нажмите на кнопку и перейдете к следующей закладке Получатель;
2. На закладке Получатель введите имя адресата и адрес. Выберите образец поздравления Нажмите кнопку Далее;
3. Избранное Другое можете не заполнять. Нажмите кнопку Далее;
4. На закладке Отправитель введите фамилию и имя отправителя. Адрес вводить не обязательно. Выберите форму прощания и нажмите кнопку Готово.
Получите почти готовый лист, куда нужно внести необходимые данные (название фирмы, адреса и т.п.) и основной текст - "придумать и описать направления деятельности фирмы, в частности, с такой фразой:" Предлагаем такие услуги или товары: (дать перечень услуг или товаров, используямаркированный список) ".

40. Сохраните письмо с названием

Деловое письмо в личной папке. Запишите в отчет названия созданных файлов и укажите, где они есть.

41. Продемонстрируйте тексты преподавателю.

42. Закройте окна. Завершите работу. Сдайте отчет.

Вывод: Я создал свой первый текстовый документ (в формате doc). Абзацы выровнял к обоим краям. Первые строки имеют абзацные отступления.Грамматические ошибки выявлены и исправлены. Абзацы украшенные заливками и буквицами. Пароли сняты.

Проверьте себя! Постарайтесь дать ответы на следующие вопросы :


1. Как создать новый документ?
2. Что такое форматирование текста?
3. Какие панели инструментов?
4. Какие кнопки есть на панели инструментов форматирования?
5. Как выделить фрагмент текста с помощью мыши?
6. Как сохранить документ на диске?
7. Что такое нумерованный список?
8. Как выделить фрагмент текста с клавиатуры?
9. Включение панель форматирования?
10. Как сдвинуть фрагмент текста справа?
11. Как начать новый абзац текста?
12. Как выделить весь текст?
13. Как запустить программу-редактор?
14. Из каких элементов состоит окно программы Word?
15. Какой нормальный вид имеет текстовый курсор?
16. Как пользователь готовит программу к работе?
17. Как вводить данные в поле диалогового окна?